Раздел "Клиенты"
Поиск производится по всем основным полям контактных данных - ФИО, Организация, Должность, Телефон, Электронный адрес, Список, Сайт, Комментарий, ID, Ответственный, Автор, а также по пользовательским полям.
Для добавление нового пользовательского поля в адресную книгу перейдите на вкладку Настройка полей и нажмите кнопку «Добавить поле». Для отображения пользовательских полей на вкладке Контакты щелкните левой кнопкой мыши по пиктограмме
и установите/снимите флаги напротив наименований столбцов.Также вы можете импортировать данные из других систем или внешних файлов, используя пошаговую процедуру импорта, или выгружать данные по выбранным клиентам в нужном формате. Список клиентов можно группировать по любым критериям (важности, характеру взаимоотношений
По умолчанию список клиентов отсортирован по столбцу ФИО и должность.
Как работать с фильтрами
Пользователю доступна фильтрация по любому из полей таблицы, а также по признаку наличия/отсутствия у контакта задач, сделок, обращений. В полях ФИО и Организация возможен поиск как по полным данным, так и по частичному наименованию.
Кнопка «Добавить поле» открывает список доступных для выбора полей.
1 – Блок настройки параметров фильтрации
2 – Блок сохраненных фильтров
На каждом продукте есть один предустановленный сохраненный фильтр «Мои клиенты». К нему применяются все правила, как и к другим сохраненным фильтрам: его можно переименовать, удалить, поменять приоритет только у себя на компьютере, применить.
Как работать с Панелью массовых действий
На панели доступны следующие действия:
- написать смс;
- отправить WhatsApp;
- назначить ответственного;
- поставить задачу контактам, у которых имеется Ответственный;
- создать кампанию ИО;
- добавление контактов в списки;
- экспорт выбранных контактов;
- удаление выбранных контактов;
- отправить контакты в Unisender;
- объединить контакты.
Как работать с «Избранным»
Пользователь может:
- добавить/удалять контакт из общей адресной книги в избранные контакты, поставив соответствующую метку на контакте;
- создавать избранный контакт, при этом созданный контакт автоматически отобразится и в общей адресной книге;
- изменять контакт в избранном контакте, при этом все изменения отобразятся в общей адресной книге.
Как отправить контакты в Unisender
Чтобы отправлять контакты в сервис рассылок Unisender, в Контакт-центре должна быть подключена соответствующая интеграция.
На вкладке Контакты выберите контакты, которые необходимо отправить в Unisender, и нажмите кнопку «Еще» на панели массовых действий. В выпадающем списке выберите пункт меню «Отправить в Unisender».
После клика на пункт меню «Отправить в Unisender» откроется окно настроек отправки. После клика по кнопке Отправить, данные клиентов будут отправлены в сервис рассылки.
Как объединить контакты
Чтобы объединить контакты, на вкладке Контакты выберите контакты, которые необходимо объединить, и нажмите кнопку «Еще» на панели массовых действий. В выпадающем списке выберите пункт меню «Объединить контакты». В открывшемся окне просмотрите результат объединения. Контакты, не отмеченные, как «Основной контакт», будут удалены.
Для объединения можно выбрать от 2-х до 10-ти контактов.
Как работать с личными контактами (с пометкой «Ответственный»)
Контакт, для которого назначен ответственный сотрудник, считается личным контактом.
Работа с контактами, у которых есть ответственный, доступна только сотрудникам с правом «Просматривать персональные контакты». Для остальных сотрудников такие контакты являются чужими контактами.
Сотрудник, обладающий правом «Просматривать персональные контакты», может:
- сделать себя ответственным у контакта, если ответственный контакта отсутствует;
- поменять ответственного за контакт, если он сам является этим ответственным либо ответственным является сотрудник в подконтрольной ему группе;
- при создании нового контакта указать себя ответственным.
ВАЖНО: Если у контакта назначен ответственный, то все обращения в компанию от такого контакта будут автоматически распределяться на ответственного сотрудника, если сотрудник доступен на момент обращения.
Пользователь может открыть карточку «чужого контакта» для просмотра в ограниченном режиме. У «чужих контактов» доступны для просмотра следующие поля: Организация, ФИО, Ответственный, Избранное. В карточке «чужого контакта» доступно для редактирования только поле Избранное. Чужой контакт не может быть удален.
При попытке экспорта «чужих контактов», никакая информация о таких контактах не попадет в выгружаемый файл.
Если поле «Ответственный» отображается в подразделе Настройка полей как обязательное для показа, то при создании контакта в поле «Ответственный» автоматически подставляется ответственным текущий пользователь. Это правило работает только для пользователей, не обладающих правами «Просматривать персональные контакты».
Вы можете самостоятельно выбрать, какие столбцы будут отображаться на панели. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по пиктограмме
и установите/снимите флаги напротив наименований столбцов.
Для оперативного поиска клиента введите в поле поиска имя, отчество или фамилию клиента. При вводе искомого текста работает автоподбор. Введенный текст проверяется на совпадение с именем клиента, указанным в его карточке в поле «ФИО». Если найдено менее 5 клиентов, то ведется также поиск среди организаций, должностей и телефонов клиентов, которые начинаются с введенной комбинации букв.
После завершения поиска в рабочей области панели отображаются все клиенты, где в указанных выше полях данных которых есть слова, начинающиеся с искомого текста.
Для точного поиска заключите поисковый запрос в кавычки — «текст поискового запроса».
Чтобы найти всех клиентов, связанных с конкретной организацией, наведите курсор на строку нужного контакта, затем нажмите кнопку
.
После завершения поиска в рабочей области панели отображаются все клиенты, где в поле «Организация» указана такая же организация.
Чтобы позвонить клиенту, наведите курсор на строку с ФИО и нажмите соответствующую кнопку. Стрелка на кнопке означает наличие нескольких номеров. Жирным шрифтом выделен номер, указанный в карточке клиента как основной.
При наличии в карточке клиента телефонного номера с типом «Мобильный» при наведении курсора на строку с ФИО контакта дополнительно отобразится форма для отправки SMS-сообщения.
Чтобы отправить клиенту письмо по электронной почте, щелкните по адресу электронной почты в столбце Email. Переписка с клиентом возможна как во встроенном редакторе Контакт-центра, так и в стороннем почтовом клиенте.
Чтобы отправить клиенту сообщение в социальных сетях необходимо выбрать в адресной книге иконку контактных данных. Сотрудник может инициировать текстовое обращение в Viber, Telegram, Вконтакте, WhatsApp.
Для пользователей с ролью Администратор доступна вкладка «Настройка полей» модуля Клиенты. Помимо стандарнтых, Администратор может добавить до 20 пользовательских полей.
Создание и редактирование клиентов
Для создания нового клиента в адресной книге нажмите Новый контакт в нижней части панели. После этого на экране отображается окно карточки клиента.
Вкладка Контакты предназначена для информации о номерах телефонов клиента, его электронных адресах, а также об аккаунтах пользователя в Вконтакте, Telegram, Viber, WhatsApp.
На вкладке Сделки размещается информация о сделках по данному клиенту.
На вкладке Документы хранятся связанные с клиентом документы.
После ввода всех контактных данных нажмите Сохранить. Запись сохраняется и отображается в адресной книге. Дата создания указывается автоматически.
Если при создании нового клиента в адресной книге уже имеется клиент с таким же телефонным номером, то на экране отображается окно с соответствующим предупреждающим сообщением. При выборе варианта "Да" будет создан новый клиент с этим номером телефона. В уже существующей карточке клиента данный номер телефона будет удален.
Также можно создать новый контакт для клиента со статусом Гость - неидентифицированный клиент, которого нет в адресной книге, и который обращается в первый раз (по телефону или текстовым обращением). Или обращается повторно, но не был внесен в адресную книгу при первом обращении.
Чтобы добавить клиента в адресную книгу, внесите данные в поля карточки Гостя и нажмите кнопку Новый контакт.
Чтобы редактировать карточку клиента, нажмите ссылку с ФИО клиента либо дважды щелкните название организации клиента (если оно указано). После этого на экране отображается окно карточки клиента. В заголовке этого окна указано ФИО клиента.
Внесите необходимые изменения в карточку, используя соответствующие элементы интерфейса. Затем нажмите Сохранить. После этого сохраняются внесенные вами изменения.
Чтобы удалить клиента из личной адресной книги, откройте его карточку и выключите настройку Ответственный. Затем нажмите Сохранить. После этого клиент удаляется из личной адресной книги, но остается в общей адресной книге.
Чтобы удалить клиента(ов) из общей адресной книги, установите напротив нужного клиента(ов) флаг в соответствующем столбце таблицы и нажмите кнопку Удалить контакты. После этого на экране отображается окно с запросом на подтверждение удаления. После подтверждения производится безвозвратное удаление клиента(ов) из адресной книги.
Чтобы удалить все записи, воспользуйтесь пиктограммой 
После этого на экране отображается окно с запросом на подтверждение удаления. После подтверждения клиенты безвозвратно удаляются из адресной книги.
Удаленным из адресной книги клиентам есть возможность позвонить или написать СМС из карточки обращения клиента в разделе Мои обращения.
Импорт и экспорт контактов
Контакт-центр MANGO OFFICE обеспечивает возможность обмена данными с другими программными продуктами путем импорта (загрузки в нужную адресную книгу) и экспорта (выгрузки из нужной адресной книги) контактных данных. Импорт и экспорт может осуществляться с использованием общей либо личной адресной книги. Для импорта контактных данных только в личную адресную книгу проставьте галочку в чекбоксе Ответственный до начала процедуры импорта.
Чтобы импортировать контакты, нажмите кнопку Импорт в нижней части рабочей области. После этого на экране отображается окно Импорт контактов.
Выберите файл, из которого будут загружаться контактные данные. Нажмите кнопку Обзор… в группе Источник данных. После этого на экране отображается окно Открыть файл для импорта.
Выберите нужный файл (с расширением .csv), используя стандартные средства операционной системы, затем нажмите кнопку Открыть. После этого загружается выбранный файл, и его имя отображается в группе Источник данных.
В группе Параметры источника данных выберите необходимую кодировку экспортируемых данных из списка Кодировка.
После этого (при необходимости) укажите число строк, которые нужно пропустить с начала файла при импорте (это могут быть, например, заголовки столбцов), используя поле ввода с регулятором Пропустить строк.
Затем выберите нужный разделитель между полями данных (точка с запятой, точка либо символ табуляции) из списка Разделитель.
После этого (при необходимости) выберите формат даты в группе Дополнительные настройки.
Чтобы импорт данных был корректным, нам необходимо сопоставить поля данных в импортируемом файле и доступные поля данных в адресной книге Контакт-центра MANGO OFFICE. Для этого выберите наиболее соответствующее поле данных из списка, находящегося над каждым столбцом таблицы, которая отображается в нижней части окна Импорт контактов. Например, для имени, фамилии и отчества наиболее подходит поле ФИО. Пропущенные строки (строки, которые не будут импортированы) выделяются цветом.
При импорте данных из файла-источника следует соблюдать корректный размер импортируемых значений:
- ФИО — текст, максимальное количество символов — 50;
- Должность — текст, максимальное количество символов — 50;
- Организация — текст, максимальное количество символов — 128;
- Список — текст, максимальное количество символов — 40;
- Сайт — текст, максимальное количество символов — 255;
- Комментарий — текст, максимальное количество символов — 1000;
- Комментарий к номеру телефона или E-mail — - текст, максимальное количество символов — 255.
Когда вы определили соответствие полей в источнике и целевой адресной книге, нажмите кнопку Начать импорт. После этого начинается импорт контактов в целевую адресную книгу. Максимальное количество данных для импорта — 1 000 000 контактов.
Если галочка в чекбоксе «Ответственный» не проставлена, то для импортированных контактов пользователь ВАТС проставляется ответственным, если данные в поле «Ответственный» совпадают с ФИО пользователя ВАТС.
Чтобы экспортировать контакты, выберите подлежащие выгрузке контакты в рабочей области.
Затем нажмите кнопку Экспорт в нижней части рабочей области. После этого на экране отображается окно Экспорт контактов.
Выберите необходимую кодировку экспортируемых данных из списка Кодировка в группе Параметры. Затем выберите нужный разделитель между полями данных (точка с запятой, точка либо символ табуляции) из списка Разделитель в группе Параметры. После этого (при необходимости) выберите формат даты в группе Дополнительные настройки.
Теперь выберите подлежащие экспорту поля данных. При необходимости выбирайте поля в соответствии с очередностью, нужной для целевого приложения. Для выбора поля данных дважды щелкните по нужному полю в списке Доступные поля либо воспользуйтесь соответствующими кнопками.
После этого поле перемещается в список Выбранные поля.
Когда вы завершите выбор подлежащих экспорту полей и типа экспорта, нажмите кнопку Начать экспорт. В появившемся окне Экспортировать в файл выберите имя и путь сохранения файла и нажмите кнопку Сохранить. После этого сохраняются выбранные для экспорта данные в файл с расширением .csv.
Далее рекомендуем Вам ознакомиться с разделом Внутреннее общение.
